SERES, como especialista en la implantación de la factura electrónica, conoce el estado del mercado y las principales necesidades de los comercios al elegir una solución de facturación electrónica. Chema Mínguez, director de Digital Solutions de SERES, explica las diferencias entre las normativas y las claves para elegir una solución óptima de facturación electrónica.
El sector del retail está apostando por el uso de la factura electrónica como se recoge en el “Estudio comparativo del uso de la factura electrónica en España” de la compañía que incluye los datos de 2023. Sin embargo, el sector retail está formado por empresas de todos los tamaños. ¿Cómo se encuentra el nivel de adopción entre las empresas del retail pequeñas y medianas?
Las pequeñas empresas están más preparadas de lo que a menudo se piensa. Como la facturación electrónica forma parte de la automatización de los procesos de compra de los distribuidores, son muchos los que solicitan a sus proveedores información comercial y de negocio en las facturas para poder simplificar su proceso de cuentas a pagar. Esta es la razón por la que, tal y como se contempla también en la Ley Crea y Crece y en su previsto desarrollo reglamentario, los proveedores han de adaptarse a los requisitos de negocio de sus clientes y por lo que, encontramos un grado de adopción muy importante también en este sector. De hecho, tal y como publicamos en el avance de 2024 del estudio anual que realizamos acerca de la adopción de la factura electrónica en España, las pequeñas empresas fueron las segundas mayores usuarias de facturas electrónicas a nivel nacional con el 31,45 % de las emisiones y el 24,86 % de las recepciones. Estos datos incluyen tanto a las empresas del sector retail como al resto de sectores. Solo fueron superadas por las empresas medianas, lo cual fue además toda una novedad en el primer semestre de 2024, ya que, tanto en el cómputo global de 2023 como en años anteriores, las pymes lideraban el ranking. Cabe mencionar también el buen dato de uso de las microempresas, que emitieron el 10,67 % de todas las facturas y recibieron el 12,18 %. Teniendo en cuenta que el sector retail lideró el uso de esta tecnología, podemos hablar de buenos niveles de adopción de la factura electrónica en términos generales.
Las normativas como la Ley Antifraude, que impulsa el sistema Verifactu, y la Ley Crea y Crece están imponiendo el uso de la factura electrónica. ¿Cuáles son las diferencias entre ambas? ¿Las empresas conocen los objetivos y los requisitos que exige cada una de ellas?
La coincidencia de ambas iniciativas puede generar cierta confusión. Verifactu es una solución desarrollada por la Agencia Tributaria con el objetivo de prevenir el fraude fiscal asociado a los softwares de doble uso y de la ausencia de declaración del IVA de toda la facturación emitida. Verifactu busca garantizar la integridad, trazabilidad y accesibilidad de las facturas emitidas por empresarios y profesionales. Y este sistema permite que cada factura emitida sea registrada y remitida a la AEAT de forma inmediata, lo que facilita la supervisión de las transacciones en tiempo real. Su implementación supone un cambio importante en la forma en que las empresas gestionan su facturación, exigiendo sistemas de software adaptados a estos nuevos requisitos.
“Verifactu es una solución desarrollada por la Agencia Tributaria con el objetivo de prevenir el fraude fiscal”
En cambio, la ley Crea y Crece tiene el objetivo de luchar contra la morosidad comercial y acelerar la digitalización de los procesos de cuentas a cobrar y pagar de las empresas a través del uso de facturas en formato estructurado y, promoviendo, por tanto, la automatización del intercambio y gestión de las facturas. Por lo que establecerá la obligatoriedad de uso de la factura electrónica en todas las transacciones entre empresas y autónomos. A diferencia de Verifactu, que se centra en la gestión tributaria, esta ley tiene un enfoque más amplio, dirigido a mejorar la economía, la digitalización de las empresas y garantizar que las operaciones comerciales sean más ágiles y seguras. Su aplicación será progresiva. En primer lugar, afectará a las empresas con facturaciones anuales superiores a los 8 millones de euros, que dispondrán de un plazo de un año para adaptarse a la obligatoriedad del envío y recepción de facturas en formato estructurado. Por otro lado, el resto de las empresas contarán con dos años de plazo, a partir de la aprobación del desarrollo reglamentario de la ley.
La obligatoriedad de la factura electrónica, ¿se ha convertido en un elemento para avanzar en la transformación digital del comercio?
No podemos negar que la obligatoriedad es un factor determinante en la transformación digital, no solo del pequeño comercio, sino del tejido empresarial español en su conjunto. Sin embargo, creemos que un mayor conocimiento de las numerosas ventajas que ofrece esta tecnología también ha contribuido a este impulso. Como ejemplo, en la parte de ventas la solución de facturación electrónica de SERES automatiza sin esfuerzo la remisión de facturas a los clientes en el formato y con la información comercial adicional que requieren. Impulsando también la función financiera de las empresas al contar con una previsión de cobro y con seguimiento automatizado del estado de las facturas. Solo en 2023, el uso de la factura electrónica en España generó un ahorro de más de 3.572 millones de euros en costes de gestión en el entorno B2B y evitó un consumo de papel equivalente a 25.678 pinos. Además, permitió un ahorro de tiempo en horas de trabajo equivalente a 985 años laborales.
Las ayudas del Kit Digital, ¿han sido un revulsivo para adoptar la factura electrónica?
Todas las ayudas, incluido el Kit Digital, están contribuyendo a la transformación digital del tejido empresarial español. Sin embargo, creemos que, si las cifras de uso de esta tecnología alcanzaron récords en la serie histórica de nuestro estudio, con un aumento del 35 % en 2023 respecto al año anterior, se debe a un conjunto de factores que incluyen no solo las ayudas del Kit Digital, sino también los efectos de la ley Crea y Crece, Verifactu y las ventajas de esta tecnología, entre otros.
¿Qué consejos daría a un comercio para elegir una solución de factura electrónica?
Para un comercio es fundamental optar por una solución de factura electrónica que automatice realmente los procesos de cuentas a cobrar y pagar vinculados con la facturación. Las opciones más económicas suelen trasladar a la empresa una gran carga de trabajo manual en la sombra, lo que a la larga genera costes ocultos y reduce la productividad. Además, es esencial contar con un apoyo integral y un asesoramiento especializado que permita aprovechar al máximo la digitalización de los procesos y facilitar la adaptación a los cambios.
En su catálogo figuran soluciones para la factura electrónica y para cumplir con la normativa fiscal que se adaptan a todas las necesidades de las empresas, ¿Qué rasgos diferenciales caracterizan a su propuesta?
Nuestra propuesta parte de nuestra experiencia como operador de soluciones de automatización de procesos de compra (S2P) y de venta (O2C), dentro de la que contamos con ser pioneros y expertos en la factura electrónica.
La solución de factura electrónica de SERES cuenta con el mayor número de empresas operativas, facturas intercambiadas e interconexiones habilitadas, lo que la convierte en el punto de partida ideal para masificar el intercambio de documentos con proveedores y clientes. Además, vamos más allá del mero cumplimiento normativo. Hemos diseñado la solución para automatizar por completo la relación con clientes y proveedores, reduciendo la carga operativa y evitando costes ocultos.
Por otro lado, nuestra solución impulsa la función financiera mediante la provisión de KPI y previsiones de cobro basadas en el riesgo crediticio de los clientes, lo que optimiza la gestión de la tesorería. Asimismo, se ofrece una visión clara del riesgo crediticio de los proveedores, ayudando a tomar decisiones estratégicas que aseguren la continuidad del negocio.
Finalmente, nuestra experiencia y solvencia técnica, respaldada por un equipo de 350 expertos, y la confianza de las principales compañías de diversos sectores, garantizan una implementación ágil y un nivel de apoyo y de cobertura digital excepcional. Esta combinación de automatización total, amplitud de gama en cuanto a la extensión de los procesos a simplificar, junto con el apoyo global para dar respuesta a todas necesidades de asesoramiento, personalización, asistencia operativa, seguridad, etc., es lo que realmente nos diferencia en el mercado.
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